文秘人员必须具备的10种工作意识

文秘人员必须具备的10种工作意识

　　文秘是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。下面为大家带来了文秘人员必须具备的10种工作意识，欢迎大家参考。

　　文秘人员必须具备的10种工作意识

　　一、配角意识

　　文秘工作的本质属性是辅助性，这是其与生俱来的属性。文秘在社会组织中不是领导者、决策者，因此，文秘没有决策权，而仅仅是领导者、决策者的参谋和助手。因此，文秘应在工作中首先明确自我定位，端正自我认知，牢固树立“配角”意识、“绿叶”意识，要认识到文秘工作就是“为他人作嫁衣裳”。因此，文秘在辅佐领导决策过程中，主要提供相关决策信息，出谋划策，提出合理的意见或建议以供领导参考。决策形成之后，文秘必须要认真执行并坚决维护，在执行过程中不得自行其是，擅自更改。文秘遇事要多请示、多汇报，绝不可自作主张、自以为是，要做到不越职、不越权、不越位。要杜绝在文秘工作中，以“二首长”自居，发号施令的行为。

　　二、参谋意识

　　现代文秘要求文秘做领导的参谋智囊，文秘工作的“四个转变”也强调“从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策”，因此，现代文秘必须树立参谋意识，为领导出谋划策。

　　参谋就是为追求一定目标的领导者或决策者争取最佳目标效果而提供情报、信息、建议、方案的一种职能行为和智能活动，因此，文秘在工作中，大到决策，小到一般事务，凡是为了达到最佳的目标效果，文秘都可以为领导提意见或建议。

　　比如辅佐决策中的参谋咨询。决策前，为领导的决策目标提供决策依据、决策信息供领导参考；决策中，从拟定备选方案到分析评估到方案优选，文秘在每一步骤都可以提出自己的参考意见和建议，供领导拍板定案时参考；决策后，在提供回馈信息的同时，还应适时提供推动决策实施、防止和纠正决策失误的意见和建议。对于决策执行过程中出现的新情况、新问题要进行综合分析，找出原因，提出解决办法。

　　再比如文书工作中的参谋咨询。文秘人员在接受撰文意图后，有时需要通过撰写活动对领导意图进行深化加工，或作进一步的分析、综合、调整、取舍，或拾遗补阙，对领导意图中某些欠周密、欠妥当的地方给予弥补修正。这是文秘文书工作参谋功能的体现。

　　三、劝谏意识

　　金无足赤，人无完人。领导者在工作中也会有疏漏、失误，甚至是错误。这就要求文秘做领导的诤友，为领导工作拾遗补缺，提醒劝谏。文秘应及时指出领导工作中的不足和问题，防止错误的进一步危害和问题的扩大化。文秘对原则问题应绝不妥协。面对领导的违法违纪行为，决不可姑息纵容，更不应该同流合污，助纣为虐，使党和人民的利益进一步受到损害。这是对文秘工作意识的更高层次要求。

　　文秘要不断学习、提高业务能力才能发现领导工作中的不足而进行劝谏。文秘人员要站在领导的思维高度，有全局意识、大局意识和前瞻性，又要扎根群眾，倾听民意，要综合上下两方面工作中的实际情况，才能做出正确恰当的判断，这是劝谏的前提。

　　文秘要讲究劝谏艺术。劝谏也是一门艺术，文秘应适时、适地、适机、适人地进行劝谏，才能达到更好的效果。劝谏应当选择合适的时间、场合，要通过正当的渠道，有理有据地委婉合理表达，不能在公开场合让领导难堪，要照顾领导的自尊心，维护领导在下属面前的权威。劝谏应当抓住时机，如在某些决策只是初步设想，还未付诸行动、正式执行阶段，劝谏的效果最好。劝谏应当建立在对领导行事风格、思维个性充分了解的基础上，对症下药，因人而异，此之谓“适人”。

　　四、服务意识

　　文秘职业在国外属于一般事务管理、服务这一职业大类。从文秘工作性质上，服务性是文秘工作的典型属性之一。因此，文秘要树立牢固的服务意识，具体讲就是“三服务”意识。“三服务”从基层来讲，即为领导服务、为职能部门和下级机关服务、为人民群众服务。文秘工作的服务性是综合性、全面性的服务，既为领导服务，也为职能部门和下级机关服务，更是为人民群众服务的。文秘的服务意识贯穿在文秘的一切工作之中，小到端茶倒水、接打电话、跑腿办事、打印文件等琐碎工作，大到接待来宾、会议组织、决策服务等。文秘应充分认识和理解文秘服务工作的价值，并对服务工作投入全部热情和精力，严谨认真地做好每一项看似微不足道的工作。

　　文秘的服务意识，要特别强调一下主动服务意识。文秘活动包含主动性与被动性这一对基本矛盾范畴。文秘工作受制于客体及其指向而具有鲜明的被动性，一般情况下，领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干。但是，文秘工作也有主动性的广阔空间。比如主动为领导和职能部门提供有价值的信息，主动地参谋咨询，主动劝谏，主动提供决策目标，主动反映工作中出现的各种问题、苗头等等。总之，文秘要像“四个转变”中提到的“从被动服务，转变为力争主动”，创造性、预见性地开展工作，充分体现文秘工作的自觉性和责任感。

　　五、公关意识

　　公关是以公众利益为出发点，以互利共赢为目的的一种传播沟通、塑造形象、协调利益的科学管理思想。文秘作为上下左右内外联系的“桥梁”、接待来信来访的“窗口”、危机事件的“一线救火员”，必须掌握现代化的管理理念，具有敏感的公关意识。这就要求文秘人员要善于处理各种复杂关系，善于处理各种突如其来的紧急情况、特殊意外情况，化解危机。公关意识中很重要的方面是对危急事件的处理，文秘人员应该果断对形势作出正确合理判断，尽快将负面事件的影响控制在一定范围内，最大限度保障公众利益，将本单位的损失降到最低。

　　现代文秘应有意识地密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和公司的良好形象，提高和扩大单位与公司的知名度和美誉度。

　　六、信息意识

　　信息工作是文秘工作的重要组成部分，信息工作几乎又是文秘各项工作开展的前提，如信访、调研、文书拟写、策划宣传、辅佐决策等。互联网时代是“信息爆炸”的时代，信息和信息获取渠道都更加多元，这极大便利了文秘的工作。但同时，这也意味着文秘人员应具有更敏锐的对信息的感受力、判断力和洞察力。传统文秘在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，现代文秘则强调综合处理信息，即要有敏锐的信息意识，要善于发现各种有价值的信息，要有去伪存真的鉴别能力，要有沙里淘金的筛选能力，要有综合提炼的加工能力，及时向领导传递各种有价值的信息。

　　七、保密意识

　　文秘由于为决策者、领导者服务，因此接近权力的核心。文秘要辅佐领导决策，服务各种会议，对许多机要秘密文件进行起草与处理。因此，文秘比一般群众知密早、知密多、知密深。一旦泄密，会使所在单位的工作承受相当的损失和难以估量的影响。因此文秘必须自觉树立保密意识，保守机密，守口如瓶。文秘在思想上要时刻警惕，充分认识保密工作的重要性，提高防范意识。文秘要严格遵守单位相关的安全保密管理条例，要坚持职业原则，遵守职业道德，不将所掌握的信息作为谋私利的手段，自觉维护本单位的利益。

　　除了传统的保密工作，网络信息的安全保密工作也越来越受重视，推动建立网络安全防范机制、進行网络信息技术加密、适应保密工作发展的新变化是对文秘保密意识的新要求。

　　八、政策法规意识

　　遵纪守法、知法用法对国家、对每个社会主义公民和社会组织的要求。领导的决策要符合相关的法律法规和党和国家、以及上级的大政方针政策，不得违背和抵触。因此，文秘应该树立政策法规意识，为领导决策把好政策关、法规关。另外，文秘在信访工作中，要以政策、法规作为依据解疑答惑，文秘人员作为单位的“笔杆子”，要写好各种公文材料，也必须以政策法规为依据。因此，文秘必须要具备一定的政策法规修养和意识。

　　九、形象意识

　　文秘部门素有“窗口”之称。说它是“窗口”是指内外联系、洽谈工作、商办事情、群众来访等，都由文秘部门出面。文秘往往集文秘、领导、单位组织形象于一身，因此，文秘工作作风、个人形象都直接反映一个机关、一个企业及其领导的公众形象和精神面貌。因此，文秘必须树立形象意识。

　　文秘要有意识地培养敏捷干练、严禁细致、一丝不苟、谦和热情、谦虚谨慎、积极主动、精神饱满的工作作风，生活作风上要养成良好的生活习惯，注重穿衣打扮，讲究卫生，谈吐文雅，举止大方，文明有礼等。只有这样，才能在对外交往当中提高本组织的美誉度和信誉度。

　　十、群众意识

　　全心全意为人民服务，是我们党的根本宗旨。一切机关、团体、企事业单位，都是为人民服务的。文秘工作的“三服务”也强调文秘是为人民服务的。因此，为人民群众服务，这是文秘工作的出发点与归宿。文秘工作本身，包含有协助领导处理直接与人民群众利益密切相关的具体事务，比如调查研究、信访工作、查办工作等。文秘部门无论是参谋辅助还是事务服务，都是协助领导带领群众去实现组织目标。因此，文秘在工作中一定要树立群众观念。

　　文秘人员要具备什么素质

　　（一）、基本素质

　　1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

　　2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

　　3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

　　在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了……这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

　　（二）、业务素质

　　1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

　　2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

　　3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

　　（三）、文化素质

　　1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

　　2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

　　3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　文秘人员要培养什么能力

　　一、文秘要努力培养策划全程的能力

　　文秘工作链条比较长，有些文秘岗位专业分工很细，在行政过程中往往只管自己负责的行政段落的工作，而对其它环节的工作往往过问有限，关心不够，这是可以理解的，但一旦在领导需要时进行高层次的服务就会手足无措，因为日常的思考和积累没有能给他们提供这方面的帮助。有些文秘人员级别较高，综合性较强，要求也比较高，有时能够参与领导工作的全程服务和总体研究策划，站位比较高，这方面的经验就会多一些，体验就会深刻一些，领导的经验和方法学的就会多一些，扎实一些，处理得就会从容一些，办法就会多一些，思路就会开阔一些。因此，我觉得无论是专业性强的微观服务还是站位较高的综合性服务，都要加强策划并处理行政事务全过程的能力，在更高的层次上完成对领导的服务。

　　二、文秘要培养谋划全局的能力

　　谋划全局，就是站在所辖行政区域全局的高度从决策层面，提出工作创新思路，为领导出谋划策，其创意为领导所接受，对提升全局工作产生重要意义。这就是文秘的参谋和幕僚职能，是文秘政务服务的最高境界，也是高级文秘人员的作用所在。文秘人员无论具体分工如何，都是为领导服务所配置的，都应以此为最高标准，在做好各自文秘岗位工作的同时，向这个高标准高要求的目标去努力，向这个方向去规范，把自己的服务工作推向极致。这不仅便于锻炼和提高自己的参与政务、处理事务的能力，对具体岗位文秘工作的重要性和要求有透彻的认识和科学的把握，更能够增强工作的创意性和创新力，把机械繁琐的文秘工作注入创新的神韵，激发工作的激情，创新工作质量。也能强化他们的社会责任感，更好地履行服务职能，深化他们对文秘角色的认识。最后，领导最需要的，也是最能帮助领导解决难题的，是那些思维深刻具有非常创新能力的能够发挥参谋作用的高级政务文秘，而不是只能做好常规服务的单纯文秘和事务性文秘。

　　三、文秘要培养补台救驾的能力

　　一般而言，领导都比较高明，政治经验丰富，思维敏捷，智力过人，处理问题得心应手。但智者千虑，必有一失。领导也有思虑不周的地方，也有处理不好的问题，也有一些突发事件和特殊情况让他们一时手足无措，甚至在情急之下不够冷静，有可能举止失度，决策不当，这也是符合客观情况的。在这种情况下，文秘人员特别是具有高级职务的文秘人员，要有为领导补台救驾的能力，及时为领导打圆场，并能做出某种解释，甚至为领导的错误举动承担某种责任，以解救困难的局面，收回领导已泼出去的覆水，把解决问题的原则、方法引向正确的立场和轨道。这既能挽回领导的体面，又有利于问题的处理和解决，可以收到很好的效果。这是一种补台救驾的能力，对文秘人员特别是高级文秘人员是非常重要的。文秘人员要坚持两手抓的原则，既要对领导的服务竭尽全力，尽职尽责，更要对党坚定忠诚，对事业高度负责，视社会主义事业和人民利益为第一生命，对大局、全局的稳定和发展倾注自己的满腔热血，这才是一个成熟的合格的优秀的有政治责任感的文秘。否则，既对不起领导，也贻误了事业，甚至会使事情越办越糟，使矛盾越来越大，越来越难处理。在这里，文秘人员因职务级别的差异，表现的方式可以不同，工作力度有所不同，但这种责任要求都是一样的。

　　四、文秘要培养控制场合的能力

　　在一些特殊场合，在领导协调处理问题陷入僵局的情况下，有时领导的思路容易被错误地诱导，需要及时调整，有时领导表态处于两难的境地，需要暂时搁置待时机成熟时再议。文秘人员要帮助领导驾驭和控制场合，调节气氛，缓和冲突，掌握处理问题的主动权。这往往需要一定的艺术性。可以找理由让领导临时离开交流一下，如某一重要人物来找有事相商，有个重要电话要接等等，也可以向领导递条子，写上自己的算法和想法，如把会议的规模缩小，把人员减少，把解决时间进行调整，或把解决的重点问题进行突出性强调，而把容易引发矛盾的枝节问题回避开，用其它方式和办法解决。要特别注意尽量减少领导直接被上访群众围攻，不安排领导无准备地与群众对话，不安排领导在不知情的情况下去协调处理行政矛盾。领导负有重要的社会责任，领导的话往往被认为原则和结论，要做到言而有信，言之有物，言之有据，言之成理，文秘要帮助领导把握原则和方向，并在正确的原则和方向的指导下具体研究解决问题的方式方法，这才能够妥善和圆满，不留后患。

　　当然，文秘的特殊能力是多方面的，是更高层次上的文秘素质和能力要求，这些可能不属于文秘岗位分工的具体范畴，但对做好文秘工作却很有帮助，对领导也很需要。它完全靠文秘自己的悟性和平日的积累、学习来完成，靠文秘的自我激励和摸索，才能得来，才能在关键时用得上。因此，这种特殊能力要靠自己的特殊培养，只要做一个有心人，就一定能成为优秀的文秘。

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