文秘应该怎么使用电话
正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，那么作为文秘应该怎么使用电话呢，一起来看看！
(一)接听要仔细，记录要认真。
对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。
(二)态度要和蔼，语言要文明。
电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这样既不利于工作交流，又不利于情感交流，应提倡文明用语。如“您好!请问贵姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么称呼?”、“您是哪一位?”、“请稍等”、“还有什么要请示的?”、“请问听清楚没有?”等等。打完电话，要说声“再见”，等对方放下电话，你再放，以示尊敬。
(三)处理要及时，办理要到位。
处理电话内容，要以对工作高度负责的态度，认真严肃的对待，绝不能马虎行事。要按照程序及时办理，该传到哪级的就传到哪级，该呈报哪级领导处理的呈报哪级处理，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报。常见的.处理办法有四种：①紧急重要电话及时办。任务紧急、时间紧迫、事关全局的电话，要以最快的速度，拿出处理的意见和建议，迅速向领导报告，待领导指示和答复后，抓紧组织落实。②一般性电话抓紧办。内容不是很重要、时间不是很紧迫的电话，也要当天向领导汇报，实在来不及的可在第二天的交班会上提出。③业务性电话积极办。属于本科(股)的工作积极主动办理，属于其他科(股)的工作，及时转交，不能事不关己、高高挂起。这种电话多在值班时容易接到。④讲话内容要保密。现在外线电话和无线电话多了，随时都有被人监听的可能。
（四）铃响不过3声。
拨打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉！让您久等了。”
（五）要安排合理而有序的表达。
作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要随便让别人代接电话。而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。
（六）正确处理打错的电话。
当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了。然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。
在日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种情况，秘书人员有责任告诉对方，自己所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。万一没有一点先兆，电话“啪”地就断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。把电话首先打回去，这是对他人的尊重。如欲同对方另约其他时间通话，应该说好自己将按时主动拨打对方的电话。
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