文秘的基本素质与要求

文秘的基本素质与要求

　　文书工作是一项科学的严肃的工作，以下是小编跟大家分享文秘的基本素质与要求，希望对大家能有所帮助！

　　文秘的基本素质与要求

　　一、秘书应具备的职业道德

　　职业道德是秘书人员从业立业之根本。秘书相对其他职业而言，最接近决策层，领导层，甚至直接参与其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德沦丧，造成的损失无法估量。因此，秘书人员的职业道德修养尤其重要。秘书的职业道德，体现在“忠、信、勤、廉、俭”五个方面。

　　（一）忠于职守。作为文秘人员，要忠诚于职守、忠诚于集体。现实生活中有这样的情况，有的同志仅仅对某个人忠心，处处偏重某个人，甚至无视组织原则和组织纪律，而搞得领导之间不团结。不可否认，由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因，一个秘书人员同哪位领导联系紧一点，感情深一点，这很正常。但是在实施服务时，都要尽心尽力；在原则问题上，都要一视同仁；在协调工作中，都要按规矩和程序办事。只有这样，才不会引起领导的不满，造成领导之间的隔阂，才不会出现所谓的“排错队”、“跟错人”，领导和组织就会诚心待你、放心用你。

　　（二）恪守信用。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此，在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误。否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。做到不该看的不看，不该打听的不打听，不该问的不问。在一般场合避免谈论关于工作上的事情。

　　（三）业精于勤。眼勤、手勤、脚勤、脑勤。眼勤，就是善于观察，善于发现，由此及彼、由表及里，及时掌握事情真实动态，分析利弊，去伪存真，为领导决策提供真实有利的依据；手勤，就是要多动手，多做事，会做事，善成事，以一丝不苟、心细如发的工作态度，主动拾遗补缺，做到不误事、不出事、不乱事，进而成大事；脚勤，就是要多深入基层，搞调查研究，抓督查落实，了解实情，反映实际，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据；脑勤，就是要勤于思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。

　　（四）廉洁奉公。不假借领导名义乱用职权遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

　　（五）俭以养德。秘书要耐得住寂寞，安得退屈，不慕荣华，宠辱不惊。古人常说，良田千顷，一日三餐，广厦万间，微驱八尺。做秘书不能贪得无厌，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要静以修身，俭以养德，把事业看得重一些，把名利看得淡一些，把个人得失看得轻一些。人无千日好，花无百日红，阴晴圆缺，潮涨潮落，秘书无论顺逆都应保持一颗平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底线，千万不能为追名逐利或一念之差而越出藩篱。

　　二、秘书应具备的职业能力

　　良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。可以说，能力是新时代秘书人员迈向成功的保证。

　　（一）深厚的文字功底。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

　　（二）熟练的操作能力。随着科技发展和网络技术的应用，秘书的传统工作方式有了根本性的转变，如，信息搜集、整理、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提高；计算机、扫描仪、复印机、投影仪、电视会议系统、图像编辑软件、公司局域网等数字化、智能化、信息化的办公软件和硬件的运用，不仅提高了秘书人员的办事效率，也增强了秘书人员事务处理的准确性，同时对秘书人员的办公自动化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘书人员掌握最新的办公室技术操作系统，为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。

　　（三）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

　　（四）良好的沟通能力。秘书的工作比较复杂，要相当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，分析某项工作的相关因素，解决和处理其相关方面的事项，以达到沟通协调目的。在各职能部门之间，通过秘书的协调，明确职责、合理分工、相互配合。沟通协调中经常会出现被协调者各方在认识和观点上的分歧，有时可能会相当大。沟通协调者应采取求同存异，在分歧中找共同点，提出双方能接受的方案，促使沟通协调成功。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个企业的效益在无形中得到进一步提高。

　　（五）敏捷的应变能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

　　结束语

　　总之，文秘工作是一项综合性的标准性非常强的工作，从事这项工作的人员必须具备较高的综合素质，才能更好地完成工作。作为一名文秘工作人员，必须立足实际，认真学习，勇于实践，善于总结，不断提高，才能真正成为一名称职的文秘工作者。

　　文秘主要做什么工作

　　文秘日常主要的工作包括：文件处理、文字撰写、日常沟通、接听电话、会议筹备和临时性工作。很多人对文秘的岗位有误解，以为文秘不需要什么技能，但实际上，不少企业和单位在招聘文秘的时候，相关的要求都是较高的。想要更好的胜任文秘的岗位，首先就必须弄清楚：文秘主要做什么工作，具体介绍如下：

　　一、文件的收发和处理。这是文秘日常主要的工作之一，作为文秘，要时时关注外来文件，或者是上级单位发来的文件，将这些文件进行整理之后，要呈报领导审批，后续可能还需要根据领导的指示将文件或传达，或督促相关部门完成的进度。对于一些国有企事业单位来说，公文的处理是专业性要求较高的工作内容。

　　二、文字撰写。不少单位，尤其是机关单位，会要求文秘写“材料”，比如公文写作、领导讲话材料的准备、工作方案的撰写等，其中文秘接触到最多的，可能是领导讲话材料的写作。

　　三、日常沟通。文秘还需要做好上下沟通的工作，无论是上级指示的向下传达，还是下级倾诉的向上传达。

　　四、接听电话。很多办公室都有有电话，文秘人员日常的主要工作自然也包括接听电话，此外还要学会分辨哪些是重要的电话，哪些是次要的电话。

　　五、会议筹备。文秘还需要做好会议筹备的相关工作，比如会议室的安排、座位的安排等，此外还要在会议中做好纲要记录。

　　当然，文秘可能还需要处理临时性的工作，可以说，文秘工作听起来并不专业，但随着时代的发展和很多机关单位对文秘岗位要求的不断提高，很多时候文秘需要掌握的技能还是蛮多的。

　　文秘的基本素质与要求

　　一、基本素质

　　1.理论知识：

　　文秘人员需要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸等，以及对业务工作有帮助的其他知识。同时，还应关注相关领域的新发展动态，保持学习的热情和动力。

　　来源：《一个称职文秘必备哪些素质》

　　2.心理素质：

　　文秘人员应具备良好的心理素质，包括抗压能力、情绪管理能力等。面对工作中的压力和挑战，能够保持冷静、理智，以平和的心态处理各种问题。

　　来源：《办公室秘书的基本素质》

　　3.身体素质：

　　健康的体魄是做好任何工作的前提，文秘人员也不例外。文秘工作繁杂，需要良好的身体条件来支撑。

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　　4.思想素质：

　　文秘人员应具备爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神。同时，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

　　来源：《一个称职文秘必备哪些素质》

　　5.学习能力：

　　文秘人员需要不断学习新知识、新技能，以适应不断变化的工作环境。这种学习能力包括自主学习、持久学习、工作学习化等。

　　来源：《办公室秘书的基本素质》

　　二、基本要求

　　1.语言能力：

　　文秘人员应熟练掌握普通话，并具备良好的语言表达能力和写作能力。能够清晰、准确地传达信息，撰写各类文书。

　　来源：《文秘岗位有哪些要求呢》

　　2.计算机技能：

　　文秘人员需要熟练使用办公软件（如MicrosoftOffice、WPSOffice）和邮件系统，以提高工作效率。

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　　3.外貌与气质：

　　文秘人员应外貌端庄，形象气质佳，这有助于提升单位的整体形象。

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　　4.细致耐心：

　　文秘工作繁杂琐碎，需要细致入微地处理各项事务。同时，还应具备耐心，能够应对工作中的各种挑战。

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　　5.保密意识：

　　文秘人员应严格遵守保密规定，确保单位的信息安全。在处理敏感信息时，要格外谨慎小心。

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　　6.综合能力：

　　文秘人员需要具备多种综合能力，包括组织协调能力、沟通协调能力、应变能力等。这些能力有助于更好地完成各项工作任务。

　　来源：《做文秘需要哪些条件》

　　三、具体职责

　　负责办公室日常行政事务管理，包括文件收发、传真、电话处理、会议安排等。

　　协助领导处理来信、来访、接待等工作。

　　负责公文、通知、报告、总结等各种文书的起草、审核、修改和校对。

　　负责文件归档、保管和销毁工作。

　　了解相关法律法规和规范，确保文书格式和内容符合要求。

　　协助部门内其他人员完成工作任务。

　　注意保密，遵守单位规章制度。

　　综上所述，文秘的基本素质与要求是多方面的，既包括理论知识、心理素质、身体素质等内在素质，也包括语言能力、计算机技能、外貌气质等外在要求。同时，文秘人员还需要具备多种综合能力和具体职责，以更好地完成各项工作任务。

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