怎样成为一名优秀的秘书
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怎样成为一名优秀的秘书

时间:2022-10-14 15:28:29 文秘知识 我要投稿

怎样成为一名优秀的秘书

  秘书,就是位于领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。怎样成为一名优秀的秘书呢?下面小编带着大家一起来了解一下吧!

怎样成为一名优秀的秘书

  怎样成为一名优秀的秘书

  一个出色的秘书,应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司,对自己的工作驾驭自如,善于创造和保持一种独特的氛围,使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感,恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合,心领神会地配合上司应对各类人士,处理各项事务。

  “秘书”,是决策者的守门人,是主管资料处理中心。是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分,在单位里起到一个举足轻重的作用。除了是主管的左右手,更是构筑起主管与部属间的桥梁,文秘工作本来就是个苦差事,水平太高的可能不愿意干,而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低,直接体现着文秘工作的强弱,直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。

  要做好一名秘书,无论是在政府工作部门,还是在商业企业,在行事工作中,都有很多相同的地方,比如说做好上司的左右手,能够为上司出谋划策,在关键时候,为上司解围,而且要与上司达成一种工作上的默契等等。

  身为秘书,其实是一种自我挑战,更是为晋升为主管作准备;因为,当你身处混乱而应付自如,那么,一切的一切,都已在你的掌握之中。

  做好一名秘书,最起码的也要遵纪守法、爱岗敬业、办事公道、合作共赢、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克俭、诚实守信,这些是秘书基本的职业道德。秘书要做好上下关系,内外沟通,加强与各部门各基层单位和上下级之间的联络,做好上情下达、下情上传工作。要妥善协调各方利益和立场,以积极态度努力寻求解决矛盾和争执的办法。积极解决职能范围中的各种问题。秘书要认真执行上级的决定和命令,服从大局,相互配合,相互支持,团结一致,勇于做好自我批评,努力勤勤恳恳的做好本职工作。

  与上司之间要建设良好的关系,要懂得察言观色。做事要做到领导想到之前,成功的秘书就是要有敏锐的观察能力,同时,较强的观察、分析能力也有助于培养秘书主动思维习惯,有助于养成秘书主动自觉地去发现和解决工作中难题的习惯,也有助于秘书摆脱平庸,成为出类拔萃的人才。

  秘书要赢得领导的信任,很重要的一点是让领导感受到你的坦诚。敢于实事求是,说真话,报实情,学会从领导的眼神中和动作中领悟意旨,工作中的事情不要对领导保密或隐埋,要以开放而坦率的态度与领导交流。以理服人不是说服领导的最高原则,如果你没能让领导感受到你的坦诚,那即使你把每一项事讲得非常明白,对领导却是一点用没有,人是有感情色彩的动物,生活中情大于理的事比比皆是,在感情与道理之间,人往往侧重于感情,当然领导也不例外。

  秘书与领导的工作目标是一致的。在实现目标的的过程中,应尽可能保持步调一致,秘书要了解领导的决策意图和工作打算,甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯,要尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上配合好上司,与上司保持一致。任何人都难免会犯错误,错误本身并不要紧,要紧的是在工作中出现纰漏或错误后,应主动与领导沟通、交流,以期得到领导的批评、指正和帮助,同时取得领导谅解。

  与领导工作的配合既是一种助力,也应是一种合力,应该是相加,而不是相减或抵消。与领导有不同的能力结构。在事务性和技术性工作中,部分的代替领导的工作,以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情。要想成为一名成功的秘书,就要把自己诚信的一面展现出来,秘书在领导身边工作,有各种能带来名利条件的优势,所以要想做一名好秘书,就必须具有正确的名利观。要安于本分,不争名、不图利。

  对于秘书来说,忠诚就是他的职业生命。在公司的所有机密里,人事问题永远是秘中之秘,公司上层领导的工作变动,由于工作作风和经营风格的不同,必然会导致公司经营战略和手段的变化,从而对客户和竞争者都会造成相应影响,影响本公司整体部署和工作安排,从而损害公司利益。

  要善于体察,为领导排忧解难。理解领导对各项具体工作的意图,了解领导的工作习惯,并科学合理的安排好自己的工作,才能正确及时的提供服务,才能与领导之间打成默契配合的境地。乐于吃苦,累而无怨,作为秘书应该做到周密、细致、充分有效地提高自己的工作效率,要忙而不乱,少出纰漏。作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多,越能提高领导的工作效率。

  无论何时何地,秘书都应该廉洁奉公,做到公私分明。加强自律,要做到廉洁奉公,就要培养自己的自律精神,没人监督,就是领导对秘书的一种信任,这种信任是秘书职业成长道路上的一种最宝贵的资源,一旦滥用上司不仅不会再信赖你了,反而会加倍惩罚你。自我约束,既是自我管理和自我发展的需要,也是对自己价值观的一种尊重。

  避免感情用事。无论是对公司内部的职员,还是对公司外部的客人,不合理的或自己做不到的请求,当然要拒绝,拒绝时,除了提出替代建议,还可以每隔一段时间去问问对方的情况,让他们也了解自己的苦衷与立场,这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

  做事缜密,不存侥幸心理。秘书在工作中必须缜密周到,养成做事留有余地的习惯。优秀的秘书就像优秀的棋手,在走第一步的时候,要能看到第二步,想到第三步。大多数人都吃过“没想到”的苦头。学会总结经验和教训,特别是从教训中找出差距,吃一堑,长一智。循序渐进完善自己。

  适当保持沉默。秘书在处理错综复杂的人际关系时,最好保持适当的沉默,不要热衷于打听公司的“内幕”消息,即使自己知道一些内情也不要谈论,在遇到各种人事是非时装些“糊涂”,远离是是非非,这样不至于被各种是非“旋涡”所吞没。但并不放弃原则,明哲保身。当上司就有关问题向你了解事情的真实情况时,那你就要如实汇报情况,哪怕是要得罪一些人,因为公司的.利益永远高于个人的利益。

  【优秀秘书必备的十大条件

  第一,有问题,能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法,要主管做选择题而非是非题。

  第二,情绪问题,能自行排解。世界上95%的秘书都是女性,下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。优秀秘书必须克服自身的情绪问题,力求成熟稳重。

  第三,不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。

  第四,随时准备。许多秘书抱怨加班,比老总还忙,这就违反了秘书工作的要求。主管随传随到这是必须的。

  第五,话不多但中听。多数主管都很忙碌,没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考,做到能言不繁。

  第六,做事有分寸。做秘书最难的一件事,是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

  第七,凡事多观察。秘书就像气象局一样,主管及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非要环境适应你;要改变自己而非改变他人。

  第八,能设身处地的考虑。优秀秘书是未来办公室资讯的整合者,在这个前提下,你所拥有的资源最多也最完整,所以你的思维应该不是单一的,而是整合的。

  第九,能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现,配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

  第十,有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务,也就是对外涉及联络的能力。优秀秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。

  【秘书沟通技巧

  一、守本分,让领导放心

  1、不要越位

  越位包括两方面,一方面对领导,秘书不能代领导做决策,凡事要在自己的权力范围内进行;一方面对同事,不要自以为是二把手,同事尊重你,不代表你能对他们发号施令。

  2、不要多言

  即便你通过对领导长期的观察,知道他下一步可能采取的行动,也不要在他宣布最终决定前擅自行动。对于公司机密更要做到一问三不知,手头消息多这可不是你炫耀的资本。

  3、不要多问

  这里特别是有关领导的私人生活,只吩咐你去做,没有过多说明的,就不要好奇去问。很多领导把家庭生活当作隐私,领导的隐私你探听不得。

  二、有眼色,让领导省心

  1、眼里有事

  眼里有事是指秘书不需要领导吩咐就能发现那些需要自己做的工作,例如领导几天后要参加某个会议,那将与会议有关的资料提前准备好就是“我要做”的事。

  2、学会挡驾

  推销电话是秘书需要准确判断挡驾的。那如果是领导的丈母娘打来电话呢?电话里她怎么也不肯说自己是谁怎么办?这需要秘书日常留心领导的社会关系,尽量能从语气、声音、电话号码等方面来分辨来者何人。

  三、能忠心,让领导贴心

  1、功高不震主

  新领导遇到老秘书时,救场帮了领导时,你怎么摆正自己的位置?记住,作为秘书,你帮助领导再多都是分内事。为领导处理琐碎、排忧解难正是秘书职责所在。

  2、细心不计较

  秘书琐事多,细心很重要。但时间长了可能觉得自己劳苦功高,以至心态不平衡。这时秘书要调整心态,明白自己的位置,尽量向领导对秘书工作的标准要求看齐。

  3、及时背黑锅

  股东会上领导忘带文件、同事面前领导责怪错人,发生这些影响领导形象的事情,你及时出现当众向领导认错背黑锅,领导当众人面骂你,背后却十分感激你。

  秘书沟通技巧

  一、把握好角色,不越权越位

  做工作要把握好自己的角色,不要越权越位。做协调工作时,秘书工作者作为主持者,并不是一切都可自行做主。秘书工作者是代表领导做协调工作的,不能把主持者误认为决策者,如这样认为,必将产生角色错位问题。在与协调对象沟通、传达领导指示和意见时,不可随意引申发挥,加进自以为和领导意见一致的内容。

  二、把握好方法,不以权压人

  在协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的,特别是在被协调者意见难以统一的时候,传达权威领导人的意见,常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用,尽可能少用。协调的主要手段是协商,应以平等的态度倾听各方意见。不能因为你是协调的主持者,就以领导自居,自以为是,听到不同声音就进行打压,那样必将引发对立情绪,给以后的协调工作制造障碍。

  三、把握好分寸,不把简单的问题复杂化

  在协调工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把复杂的问题简单化,不把简单的问题复杂化,不把小事扩大化,不把明白的事情神秘化。

  在办公室的日常工作中,需要协调的事,无时不有,只要脑勤、眼勤、腿勤,随时注意发现需要调节的问题,说几句调节的话,便可把矛盾化解在萌芽状态。涉及重大原则的事、权力或利益冲突较大的事、具有广泛群众性的事,需多方听取意见,公开处置。一般的、发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事,处理时应是能私下解决的就不公开解决,能会下协调的就不开协调会,即便需要开会协调的,也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。

  四、把握好火候,既不失时机也不急于求成

  要搞好协调,时机十分重要。抓住有利时机,就可取得事半功倍的效果。当不同部门急需完成同一任务,工作又难以有序展开时,我们需及时出面理顺关系。当时机不成熟,若此时十分勉强地去统一认识,统一行动,反而会扩大矛盾,容易形成误解或成见。掌握沟通的时机是非常重要的,善不善于捕捉沟通的良机,是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。

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